thinktank
Kako vzpostaviti učinkovito delo od doma

Zaradi hitre širitve korona virusa v Sloveniji in po svetu smo tudi v našem podjetju na hitro sprejeli drugačno delovno realnost. Za zaščito vseh zaposlenih in njihovih domačih, smo odredili delo od doma.

Celoten tim se je v enem samem popoldnevu moral v celoti preseliti iz poslovnih prostorov v svoje domače “pisarne”. Vedeli smo, da moramo pohiteti z ukrepi in tako pomagati pri zajezitvi epidemije, nismo pa vedeli, da bo takšno stanje trajalo. V tem kriznem času smo se veliko naučili in uvedli nekatere kadrovske spremembe, ki jih bomo vsekakor ohranili tudi ob vrnitvi v poslovne prostore.

Vzpostavitev domače “pisarne” in ohranjanje kakovosti delovnih procesov

Naš prvi korak je bil obveščanje zaposlenih o selitvi delovnih procesov v lastne domove. Vsi smo se zavedali, da ne odhajamo na počitnice, ampak da nadaljnje obdobje prinaša nove delovne in organizacijske izzive. Še vedno moramo slediti ciljem in viziji podjetja ter našim naročnikom zagotavljali še več podpore. Zato so zaposleni pripravili vsa sredstva, ki jih potrebujejo za nemoteno nadaljevanje svojega dela in jih prenesli v domačo “pisarno”.

Za učinkovito delo od doma smo pripravili smernice, ki vsebujejo:

• navodila za vzpostavitev varnega delovnega okolja,
• urnik skupinskih sestankov,
• navodila za uporabo komunikacijskih kanalov in
• seznam ključnih ljudi z opredelitvijo njihovih vlog, na katere lahko zaposleni naslovi vprašanja o splošni situaciji v podjetju, vprašanja s področja kadrovanja, vprašanja o dnevnih nalogah itd.

V tej krizni situaciji je potrebno poskrbeti za podporo zaposlenih, za razumevanje njihove situacije in pozitivno naravnanost. Prav tako je potrebno zmanjšati stres, saj le ta lahko oslabi naše telo in povzroči vdor bakterij in virusov. Delavnike smo zato ohranili enake, pri tem pa poudarili, da je potrebno proaktivno komunicirati. Razumevanje posameznikove situacije je namreč mogoče le, če jo zaposleni deli z nami. Zato vsi zaposleni komunicirajo med seboj o morebitnih odsotnostih, o izzivih s katerimi se srečujejo pri delu od doma in vedno najdejo čas tudi za “small talk”.

Poudarek na proaktivni (video) komunikaciji

V prvem tednu smo se vsi še prilagajali na situacijo, iskali delovno rutino doma in vzpostavljali svoj delovni kotiček, zato nismo imeli posebnega poudarka na video klicih. Pisno komunikacijo na različnih kanalih smo dvignili na še višji nivo, nismo pa se posebej posvečali videokonferencam. Izkazalo se je, da moramo za ohranjanje kakovostne ravni dela in zmanjšanja možnosti napak pri komunikaciji ter predvsem za ohranjanje spodbudne kulture v podjetju, zagotoviti tudi sliko. S tem namenom, se je direktor podjetja poglobil v analizo videokonferenčnih orodij (članek najdete tukaj) in omogočil skupinske pogovore na bolj osebni ravni.

Za ohranjanje pozitivne kulture in razvoj odnosov med zaposlenimi na daljavo smo se dogovorili, da vsak jutranji sestanek začnemo 15 minut prej. Ta čas je namenjen deljenju občutkov, razkazovanju svojega delovnega prostora, domačih živali, deljenju vicev, novic, itd.

Video povezava nam je torej omogočila opazovanje počutja posameznikov, zaznavanje vzdušja timskega pogovora, ozaveščanje dnevne energije in morebitno posredovanje z različnimi motivacijskimi tehnikami ter učinkovito izvedbo delovnih nalog, situaciji navkljub.

Organizacija dela od doma in dnevno spremljanje nalog posameznika

Težko obdobje nas je prisililo tudi v okrepitev organizacije dela. Nova pridobitev na tem področju, ki jo bomo zagotovo uporabljali tudi, ko se vrnemo nazaj v poslovne prostore, je software za beleženje dnevnih nalog. Izdelal ga je naš direktor glede na zakonitosti mikromanagementa in glede na specifične potrebe podjetja.

S software-om smo zadovoljili tudi več ciljev na ravni zaposlenih:

• izboljšali smo način dodeljevanja dnevnih nalog za vsakega posameznika;
• poenostavili smo spremljanje dnevnih nalog in napredka. Z razdelitvijo dela na manjše enote, se lahko vsakodnevno veselimo opravljenih nalog, kar prispeva k pozitivnemu samovrednotenju;
• pri večjih razkorakih med predvidenim časom dela in dejansko porabljenim časom, se lahko pogovorimo s posameznikom in odkrijemo razloge za to odstopanje. Morda zaposleni potrebuje dodatno izobraževanje na nekem področju, pomoč pri motivaciji oz. se v svojem delovnem okolju srečuje s številnimi motečimi faktorji. Hitreje torej odkrijemo morebitne izzive s katerimi se srečuje posameznik in mu pri tem pomagamo.

Novo nastala situacija v katero smo bili potisnjeni, od nas vsekakor zahteva hitrejše odzive in ukrepanja. Sposobni moramo biti, ne samo sprejemanja prilagoditev, ampak tudi aktivnega spreminjanja na vseh področjih dela. Še bolj mora postati močno zavedanje, da so ljudje ključnega pomena. Opisani ukrepi so v našem podjetju pripeljali do vzpostavitve učinkovitega dela od doma. V prihodnosti bomo na podobne situacije še bolj pripravljeni in v podobni situaciji bo delo od doma še hitreje vzpostavljeno. Ne glede na število ukrepov, ki smo jih ali jih boste uvedli pa je pomembno, da smo še pred kriznim obdobjem imeli vzpostavljeno ustrezno kulturo v podjetju. Uspešnost tima in kakovost komunikacije v krizni situaciji je namreč odvisna od le te. Zato poskrbite za svoje zaposlene in ostanite zdravi!